Teoría de Sistema

Concepto de sistema

Existen varios conceptos de sistemas dependiendo del autor o fuente consultada. Al respecto, Chiavenato (2014), define sistema como “un conjunto de elementos interdependientes que interactúan con efecto de alcanzar un objetivo o finalidad” (p.351).

Características de los Sistemas

            Según Chiavenato en (2014), resalta que aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados que forman un todo, el cual tiene propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. A lo que se le denomina emergente sistémico; una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo, pero que no en los elementos que lo conforman. Las características del agua son totalmente diferentes de las del hidrógeno y el oxígeno que la forman.

            Bertalanffy (citado por Chiavenato, 2014), define dos características básicas de los sistemas:

a)      Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades, elementos u objetos, así como las relaciones, definen un arreglo que tiene siempre una finalidad u objetivo por alcanzar.

b)      Globalidad o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por lo cual una acción que produzca cambios en una de sus unidades también los producirá en todas sus otras partes.

Por otra parte, Gómez, G. (1997), resalta que “la característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin estas interacciones el estudio del sistema seria relativamente poco interesante, pues son ellos que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen de su análisis una tarea muy compleja. Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, estás están ligadas mediante diversas interfaces” (p.9).

Ib., refiere que “todo el sistema, cualquier que sea su naturaleza, tiene tres características básicas:

1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en otros sistemas de carácter superior.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y operan orientados en función de los objetivos del sistema. se puede deducir que los objetivos constituyen el factor o elementos que decepciona (sic) todas las partes del conjunto. 
3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras características, esta constituye uno de los soportes básicos para la construcción del modelo o matriz de análisis administrativos.

Tipos de sistemas

      Una vez que se ha comprendido que un sistema contiene ⁿ elementos en constante estado dinámico, durante un periodo indefinido, debe tenerse cuidado de su comportamiento por medio de una constante investigación. Según, Chiavenato (2014), los sistemas se pueden clasificar según:

1. en cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos.

a)      Sistemas físicos o concretos. se denominan hardware y se pueden describir en términos cuantitativos de desempeño.

b)      Sistemas abstractos o conceptuales. Se denominan software.

2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.

a)      Sistemas cerrados. No tienen intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.

b)      Sistemas abiertos. Tienen relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innúmeras entradas y salidas.

Componentes de los sistemas

            Según Cejas (1997), las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

a)      Insumos:

Constituyen los componentes que ingresan en el sistema dentro del cual se van transformando hasta convertirse en productos (salidas).

b)      Procesador:

Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas, en productos o salidas.  Factor básico del procesador será la tecnología utilizada, dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el procesador estará constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc. Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se elabore.

c)      Productos:

Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas, son los fines y las metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes, los servicios, etcétera. 

d)     Regulador:

Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los niveles directivos y gerenciales que establecen las “reglas del juego”, por medio de políticas que se instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etcétera.

e)      Retroalimentación.

Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema superior. Mediante la retroalimentación los productos inciden el sistema superior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelvan a entrar en el sistema para transformarse nuevamente en producto o salidas. Además la retroalimentación mantiene en funcionamiento al sistema.   

Importancia de los sistemas

            Según Cejas (2014), la administración de consiste fundamentalmente en la capacidad de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días observamos cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos, formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del sistema.

            Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los sistemas utilizados los que así lo determinen. Estos serán por tanto realistas, objetivos y flexibles, de modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación en que sean implantados. Es necesario también que sean claros y que den la posibilidad a cambios estructurales, pero no de esencia. La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y a las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la organización, pues de no ser por ellos se caería en divagaciones.   

            Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cambio corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario hacerles modificaciones paulatinas, cada vez que aparezcan factores que ameriten ajustes, cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda organización.